PRIVACYVERKLARING
Stichting het Scholten-Cordes Fonds, verder te noemen het Fonds, gevestigd te Den Haag, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Contactgegevens
Website:
www.scholten-cordesfonds.nl
Riviervismarkt 5
2513 AM DEN HAAG
secretariaat@scholten-cordesfonds.nl
Tessa Reeling-Brouwer
+31 6 86826832
bereikbaar op ma, di, do
van 9.00 – 12.00 uur
FUNCTIONARIS GEGEVENSBESCHERMING
Mw Dr. H.L. (Hendrien) Kaal is de Functionaris Gegevensbescherming van het Fonds. Zij is te bereiken via voorzitter@scholten-cordesfonds.nl.
PERSOONSGEGEVENS DIE WIJ VERWERKEN
1. Van aanvragers van een studietoelage of bijdrage aan een promotie verwerkt het Fonds persoonsgegevens die zij zelf aan het Fonds verstrekken of die waarvoor zij toestemming hebben gegeven om te verwerken.
Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij onder meer verwerken om een aanvraag voldoende te kunnen beoordelen:
– Voor- en achternaam
– Geslacht
– Geboortedatum
– Geboorteplaats
– Adresgegevens
– Telefoonnummer
– E-mailadres
– Burgerlijke staat
– Aantal kinderen
– Nationaliteit
– Bankrekeningnummer
– Aantal personen in gezin
– Aantal personen t.l.v. ouders
– Schoolopleiding
– Examendatum
– Studieduur
– Aanvangsdatum studie
– Inkomstenoverzicht per maand
– Uitgavenoverzicht per maand
– Studieschuld
– Namen promotoren
– Druk- vertaalkosten proefschrift
2. De zakelijke contactgegevens als voor-en achternaam, functiegegevens, zakelijk adres, zakelijk telefoonnummer, en zakelijk e-mailadres van studentendecanen, en indien van toepassing hoogleraren en andere vanuit hun functie bij de aanvraag betrokkenen, die zijn verbonden aan universiteiten of hogescholen waaraan de aanvragers van studietoelagen of bijdragen aan promoties studeren of promoveren.
3. De zakelijke contactgegevens als voor-en achternaam, functiegegevens, zakelijk adres, zakelijk telefoonnummer, en zakelijk e-mailadres van contactpersonen van andere fondsen in Nederland die toelagen of bijdragen aan studenten of promovendi verstrekken.
4. De zakelijke contactgegevens als voor-en achternaam, functiegegevens, zakelijk adres, zakelijk telefoonnummer, en zakelijk e-mailadres van contactpersonen van dienstverleners aan het Fonds.
5. De contactgegevens en wettelijk vereiste gegevens van bestuursleden en vrijwilligers die aan het Fonds zijn verbonden.
BIJZONDERE EN/OF GEVOELIGE PERSOONSGEGEVENS DIE WIJ VERWERKEN
Het Fonds verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens:
Godsdienst of levensovertuiging van aanvragers van een studietoelage of van bijdrage aan een promotie. Verder verwerkt het Fonds bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens slechts indien u die op eigen initiatief hebt verstrekt, of voor de verwerking daarvan uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven.
MET WELK DOEL EN OP BASIS VAN WELKE GRONDSLAG WIJ PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN
Het Fonds verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:
Het afhandelen van uw aanvraag om een studietoelage of bijdrage aan een promotie, als bedoeld in de statuten van het Fonds. De persoonsgegevens worden op grondslag van uw, in geval van bijzondere persoonsgegevens uitdrukkelijke, toestemming verwerkt.
Het voldoen aan wettelijke verplichtingen die op het Fonds rusten, waaronder die in het kader van fiscale regelgeving.
De uitvoering van overeenkomsten met dienstverleners aan het Fonds.
De behartiging van het gerechtvaardigd belang van het Fonds, bij de uitvoering van de doelstelling van het Fonds.
GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING
Geautomatiseerde besluiten zijn besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens tussen zit. Het Fonds neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die gevolgen kunnen hebben voor personen.
HOE LANG WE PERSOONSGEGEVENS BEWAREN
Het Fonds bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.
Indien een studietoelage of bijdrage aan een promotie wordt toegekend, worden uw persoonsgegevens gedurende 7 jaar na de datum van toekenning bewaard.
Indien een aanvraag wordt afgewezen, worden, vanwege het gerechtvaardigd belang van het Fonds, uw voorletters en achternaam, geslacht, datum indiening aanvraag en betreffend categorie aanvraag nog gedurende 7 jaar na de datum van afwijzing bewaard.
Indien een aanvraag niet is voltooid of niet ontvankelijk is verklaard, worden uw persoonsgegevens gedurende 2 jaar na de laatst ontvangen verstrekking dan wel de niet ontvankelijk-verklaring bewaard. Na deze termijn worden uw voorletter(s)- en achternaam, geslacht, datum indiening van de aanvraag en categorie nog gedurende 5 jaar bewaard. Dit is vanwege het gerechtvaardigd belang van het Fonds.
De persoonsgegevens van contactpersonen van andere fondsen, decanen en worden bewaard gedurende 5 jaar na het laatste contact.
De persoonsgegevens van contactpersonen van dienstverleners van het Fonds worden bewaard gedurende 10 jaar na beëindiging van de dienstverlening.
Wanneer op basis van een wettelijke verplichting een langere of andere bewaartermijn vereist is dan hierboven is vermeld, zal de wettelijk vereiste bewaartermijn worden gehanteerd.
DELEN VAN PERSOONSGEGEVENS MET DERDEN
Het Fonds verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de afhandeling van de aanvraag (of uitvoering van onze overeenkomst met u) of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Het Fonds blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
COOKIES, OF VERGELIJKBARE TECHNIEKEN, DIE WIJ GEBRUIKEN
Het Fonds gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken.
GEGEVENS INZIEN, AANPASSEN OF VERWIJDEREN
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door het Fonds en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens van u waarover wij beschikken in een computerbestand naar u of een andere, door u genoemde, organisatie te sturen.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar secretariaat@scholten-cordesfonds.nl.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.
Het Fonds wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.
HOE WIJ PERSOONSGEGEVENS BEVEILIGEN
Het Fonds neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met secretariaat@scholten-cordesfonds.nl.